Migravimas į Google ekosistemą

Migravimas į Google Workspace: kodėl tai svarbu ir kaip tai atlieka ALFATEL

Vis daugiau Lietuvos įmonių savo darbo aplinką perkelia į debesiją — el. paštą, dokumentus, kalendorius ir bendradarbiavimo įrankius sujungdamos į vieną ekosistemą. Google Workspace šiandien yra viena populiariausių tokių platformų: ji apjungia Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Meet ir dešimtis kitų įrankių į vientisą, lengvai valdomą sistemą. Tačiau migravimas į naują ekosistemą — tai ne tik paskyrų sukūrimas. Tai sudėtingas procesas, kuriame vienas neteisingai sukonfiguruotas įrašas gali reikšti, kad Jūsų klientai tiesiog negaus Jūsų laiškų.

Kas iš tikrųjų vyksta migruojant į Google Workspace

Migravimas į Google Workspace ekosistemą apima žymiai daugiau nei vien duomenų perkėlimą. Tvarkingai atliktas projektas paprastai susideda iš šių etapų:

  • Domeno perkėlimas ir susiejimas – domenas turi būti tinkamai susietas su Google Workspace paskyra, patvirtinant nuosavybę per DNS įrašus.
  • DNS įrašų konfiguravimas – teisingai sukonfiguruoti MX, SPF, DKIM ir DMARC įrašai, kurie leidžia paštui veikti saugiai ir be trukdžių.
  • Duomenų perkėlimas – el. laiškų, kontaktų, kalendorių ir dokumentų migravimas iš senos sistemos (pvz., Microsoft 365, kito pašto serverio ar lokalaus Exchange) į Google Workspace.
  • Vartotojų ir teisių sutvarkymas – paskyrų kūrimas, grupių, administravimo teisių ir saugumo politikų nustatymas.
  • Priežiūra po migravimo – nuolatinis stebėjimas, kad sistema veiktų sklandžiai ir atitiktų saugumo reikalavimus.

Šis procesas reikalauja tikslumo – vienas apsirikimas DNS įraše gali sukelti savaitėms trunkančias problemas su laiškų pristatymu.

ALFATEL užtikrina – visas migravimo procesas iš vienų rankų

UAB ALFATEL atlieka visus su migravimu susijusius darbus – nuo pirminio audito iki nuolatinės priežiūros:

  • Domeno perkėlimą ir susiejimą su Google Workspace;
  • DNS įrašų (MX, SPF, DKIM, DMARC) konfiguravimą ir patikrą;
  • Duomenų (pašto, kontaktų, kalendorių, dokumentų) migravimą į naują aplinką;
  • Vartotojų paskyrų, teisių ir saugumo politikų sutvarkymą;
  • Nuolatinę IT infrastruktūros priežiūrą po migravimo.

Klientas gauna vieną kontaktinį asmenį visam procesui – nuo pirmo audito iki kasdienės priežiūros – be poreikio derinti darbus su keliais skirtingais tiekėjais.

Auditas: kodėl „Email setup status“ rodo „Action needed“

Atliekant Google Workspace administravimo konsolės auditą klientų aplinkose, dažnai pastebimas vienas ir tas pats vaizdas: skiltyje „Email setup status“ vietoje žalios žymės „All ok“ matoma raudona „Action needed“ žyma.

Dažniausiai tai reiškia, kad domeno DNS zonoje trūksta arba yra neteisingai sukonfiguruoti tokie įrašai kaip SPF (Sender Policy Framework) ir DKIM (DomainKeys Identified Mail). Šie įrašai leidžia gaunantiems serveriams patikrinti, ar laiškas iš tikrųjų buvo išsiųstas iš Jūsų domeno vardu autorizuoto serverio, ar tai galbūt sukčiavimo (spoofing) bandymas.

Problema ta, kad dauguma įmonių apie šią situaciją net nesužino, kol pasireiškia pasekmės. Netvarkingi SPF ar DKIM įrašai reiškia, kad:

  • dalis gaunančiųjų serverių gali visiškai atmesti Jūsų laiškus;
  • kiti laiškai gali automatiškai patekti į šlamšto (spam) aplanką;
  • Jūsų domeno reputacija gali pradėti blogėti, nes serveriai jį pradeda sieti su nepatikimu siuntėju;
  • svarbi verslo korespondencija (sąskaitos, pasiūlymai, susitarimai) tiesiog nepasiekia gavėjo – be jokio pranešimo apie klaidą.

Tai vienas dažniausių, bet nematomiausių IT infrastruktūros trūkumų, kurį ALFATEL atskleidžia kiekvieno atlikto audito metu.

Vartotojų saugumas: kai „Advanced Protection“ ir 2FA yra išjungti

Antra sritis, kurioje audito metu nuolat pastebimi trūkumai – vartotojų saugumo nustatymai. Labai dažnai konsolėje randama, kad:

  • „Advanced Protection“ programa yra OFF;
  • „2-step verification“ (dviejų žingsnių patvirtinimas) yra OFF visai organizacijai arba daliai vartotojų.

Šiandien, kai slaptažodžių vagystės, sukčiavimo (phishing) bandymai ir kredencialų nutekėjimai yra kasdienybė, vien slaptažodžio nebeužtenka paskyros apsaugai. Dviejų faktorių autentifikacija (2FA) yra ne papildoma prabanga, o būtina minimali saugumo priemonė:

  • ji apsaugo paskyrą net jei slaptažodis buvo nutekėjęs ar atspėtas;
  • žymiai sumažina sėkmingo phishing atakos tikimybę;
  • Google „Advanced Protection“ programa papildomai apsaugo nuo tikslinių atakų, ribodama trečiųjų šalių prieigą prie paskyros duomenų.

Įmonės, kurios naudoja Google Workspace verslo duomenims, elektroniniam paštui ir dokumentams, be aktyvuotos 2FA rizikuoja, kad viena pažeista paskyra gali atverti prieigą prie visos organizacijos informacijos.

Kodėl verta atlikti IT infrastruktūros auditą

Šie du pavyzdžiai – DNS įrašų problemos ir išjungti saugumo nustatymai – rodo, kodėl reguliarus IT infrastruktūros auditas yra svarbus net toms įmonėms, kurios jau naudoja Google Workspace ar kitą debesijos platformą. Dažniausiai šios problemos susikaupia palaipsniui: pasikeitus tiekėjams, atlikus neužbaigtą migravimą, ar tiesiog nebuvus laiko technine priežiūra pasirūpinti.

UAB ALFATEL audito metu patikrina ne tik DNS konfigūraciją ir saugumo nustatymus, bet ir bendrą Google Workspace administravimo konsolės būklę, pateikdama konkrečias rekomendacijas ir, esant reikalui, iškart atlikdama reikiamus pataisymus.

Apibendrinimas

Migravimas į Google Workspace ekosistemą – tai investicija į efektyvesnį, lankstesnį ir modernesnį verslo darbo aplinkos valdymą. Tačiau, kad ši investicija atsipirktų, procesas turi būti atliktas tvarkingai – nuo teisingo domeno perkėlimo ir DNS įrašų konfigūravimo, iki tinkamai sutvarkytų vartotojų saugumo nustatymų.

UAB ALFATEL atlieka visą šį procesą – migravimą, domeno perkėlimą, DNS konfigūravimą, priežiūrą ir auditą – padėdama įmonėms išvengti nematomų, bet reikšmingų problemų, susijusių su laiškų pristatymu ir paskyrų saugumu.